La transizione digitale

La strada verso la digitalizzazione delle Pubbliche Amministrazioni è un processo avviato da tempo e in continua evoluzione: in Commissione Europea si parla di Agenda Digitale, già nel 2010. Definizioni e implementazioni possibili sono numerose ma in sintesi l’Agenda Digitale è di fatto un modello strategico programmatico attraverso il quale ogni Paese dell’Unione Europea si impegna a favorire innovazione, progresso e crescita economica utilizzando le possibilità offerte dalle nuove tecnologie informatiche. Una sfida che a livello di Pubblica Amministrazione si traduce, fra le altre cose, in un ritorno immediato e tangibile per cittadini e imprese. Obiettivi primari della transizione digitale infatti sono lo snellimento dei processi amministrativi e la semplificazione nell’interlocuzione e nella fruizione dei servizi offerti dalla PA.

Gli altri obiettivi altrettanto importanti che la Pubblica Amministrazione può traguardare utilizzando al meglio tecnologia e strumenti innovativi riguardano la possibilità di:

• ampliare il numero dei servizi digitali erogati;
• aumentare l’efficienza e l’efficacia dell’azione amministrativa;
• garantire la sostenibilità dei processi futuri in termini economici, ambientali (diminuzione di sostanze inquinanti emesse nell’ambiente, limitare l’utilizzo della carta ecc.) e di tempo (velocizzare i processi che prevedono la richiesta e lo scambio di documenti).

In Italia nel 2012 nasce l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) per garantire e coordinare gli obiettivi dell’Agenda Digitale nel nostro Paese.

La digital road di Ansfisa

ANSFISA ha interpretato il percorso verso la digitalizzazione evoluta delle attività puntando a dare risposte efficaci sia in termini di processi interni, rivolti quindi ai propri dipendenti e lavoratori, sia per i servizi rivolti all’esterno e agli stakeholders, come ad esempio i gestori delle infrastrutture ferroviarie e stradali, le imprese e i centri di formazione.

Il primo passo verso la digitalizzazione dei processi interni è avvenuto attraverso l’implementazione di una infrastruttura cloud dove è archiviata tutta la documentazione e dove risiede la maggior parte degli applicativi utilizzati dall’Agenzia. Questa soluzione, individuata contestualmente alla nascita e strutturazione dell’Agenzia, ha portato a un risparmio economico dovuto all’assenza di server locali da gestire ed alla possibilità di poter far lavorare i propri dipendenti da remoto fornendo loro un pc portatile attraverso cui interfacciarsi con la infrastruttura cloud e disporre di materiali e documenti sempre aggiornati e accessibili.

Un altro output tangibile è stato il rilascio del nuovo sito web, online da aprile 2022, che, in linea con le indicazioni AgID orientate a rendere l’accesso alle informazioni facile, immediato e user-friendly, oggi ospita tutti i contenuti utili a conoscere ANSFISA, le sue attività, i servizi che offre ai diversi pubblici interessati: dagli interlocutori istituzionali agli operatori di settore, fino ai cittadini e utilizzatori delle diverse modalità di trasporto.

Per quanto riguarda la digitalizzazione dei processi esterni, un importante upgrade su cui ANSFISA ha lavorato è la predisposizione di un servizio on-line destinato ad informatizzare i processi per l’ottenimento dell’autorizzazione di messa in servizio nel settore ferroviario.

E’ stata infatti implementata una piattaforma open source di Business Process Management su cui si appoggia il servizio inizialmente utilizzata per gestire le istanze per la messa in servizio dei sottosistemi strutturali di terra, ed in particolare di controllo-comando e segnalamento, del sistema ferroviario da parte dei gestori, anche in considerazione che la piena attuazione del PNRR produrrà un sensibile incremento di istanze autorizzative nei prossimi anni. Una volta conclusa la fase pilota, l’implementazione della piattaforma e dei servizi connessi sarà poi successivamente estesa alle altre tipologie di sottosistemi strutturali e alle applicazioni generiche del sistema ferroviario, al settore stradale, autostradale e agli impianti fissi.

Online le autorizzazioni ferroviarie per la messa in servizio

Il nuovo servizio online viene attivato a luglio 2023 ed è accessibile direttamente dal menù della Home Page del sito istituzionale, in corrispondenza della sezione “Servizi Online”.

Tutte le informazioni, le istruzioni sull’utilizzo del portale e alcuni video-tutorial sul funzionamento del servizio sono facilmente accessibili e consultabili alla sezione “Istruzioni”.

La piattaforma presenta interfacce sia verso gli operatori esterni (front-end) che verso gli utenti interni (back-office) ed è in grado di interagire in modalità automatica con altre piattaforme della PA come SPID e PagoPA, e con piattaforme on-line per la verifica di validità della firma digitale. Il servizio copre sia la gestione documentale che l’automazione di processo per la gestione del flusso di lavoro e dello scambio di documenti, messaggi e informazioni e consente di seguire costantemente l'iter e  l'aggiornamento della richiesta.

La piattaforma è sviluppata per avere uno sviluppo incrementale ed ospitare via via i nuovi servizi che saranno attivati.

I vantaggi dei nuovi servizi online

L’automazione introdotta dalla piattaforma rappresenta il superamento di tutte quelle fasi del processo classificate come ripetitive e a bassa discrezionalità come, ad esempio, la protocollazione in ingresso e in uscita e porterà, a regime, ad un significativo efficientamento delle tempistiche per lo svolgimento del processo autorizzativo nel complesso con un significativo risparmio di tempo sia per chi presenta l’istanza che per chi la prende in carico. Alcuni degli aspetti più vantaggiosi di utilizzare il nuovo servizio digitale si possono così elencare:

• Nuova modalità alternativa alla PEC: presentare le istanze con i relativi allegati direttamente tramite la piattaforma senza inviare nessuna PEC significa che anche tutte le eventuali successive integrazioni documentali possono essere trasmesse e registrate direttamente in piattaforma. Attraverso la piattaforma gli operatori di front-end (gestori) e di back-office (Ansfisa) hanno a tutti gli effetti a disposizione uno sportello virtuale dove scambiarsi la documentazione;
• Interoperabilità con il Sistema documentale: la piattaforma è interoperabile con il sistema documentale dell’Agenzia per cui la gestione dei documenti in ingresso e in uscita viene protocollata e conservata automaticamente
• Disponibilità di uno sportello virtuale: i gestori possono sempre interrogare il portale sullo stato di avanzamento delle loro richieste e sulle tempistiche previste.
• Pagamenti: sarà possibile effettuare direttamente all’interno dello sportello virtuale i pagamenti degli importi dovuti attraverso l’interoperabilità con il sistema PagoPA, senza procedere a preventivi pagamenti spontanei extra sportello.